En

JazzTeam Software Development Company

Agile Java Development

Правило «Красного флага»

Правило «Красного флага» — необходимый инструмент проектного менеджмента

Давайте представим ситуацию: инженер занимается сложной технической задачей на протяжение некоторого времени и ему не удаётся самостоятельно найти её решение. Он проводит над задачей час, второй… Так проходит целый день, а решения всё нет. На следующем стендапе он сообщает команде, что должен был завершить задачу за 10 часов, но потратил уже 7 часов и никакого результата не достиг. Коллега из команды отвечает ему: «А ты пробовал такое решение?» И у инженера происходит озарение. Действительно! Теперь задача будет решена. Вот только на неё по-прежнему необходимо 10 часов, а осталось только 3 часа из заявленных изначально. По итогу эстимация будет превышена на 7 часов.

Представили? А теперь давайте попробуем предположить, что нужно было сделать инженеру, чтобы такой ситуации избежать. Логично, что он должен был сразу же обратиться к коллеге. Однако это не всегда возможно, ведь тогда в команде все начнут слишком часто отвлекать друг друга. Ещё один возможный вариант — работать над задачей сверхурочно, однако такая практика быстро приведёт к выгоранию инженера.

В JazzTeam решение для такой важной проблемы закреплено на уровне культуры. С самого начала работы компании был принят стандарт о прозрачности и честности в отношениях как с заказчиком, так и внутри команды. Мы не замалчиваем проблемы, грамотно и своевременно обрабатываем риски. Не создаём видимость идеальной эффективности, а честно рассказываем о возникающих на проекте ситуациях и готовы признать ошибки. Благодаря такому подходу мы никогда не преподносим заказчику неприятных сюрпризов: он всегда в курсе о ситуации на проекте.

Наша концепция управления предполагает, что менеджер — друг для команды, к нему всегда можно обратиться за помощью. Однако мы помним, что у каждого участника команды, в том числе у менеджера, есть свои задачи и приоритеты. Чтобы регламентировать стратегию реагирования на возникающие в процессе работы над задачей сложности, мы ввели специальное правило «Красного флага», о котором подробно расскажем в этой статье.

Обусловленность использования правила «Красного флага» в нашей компании

В компании JazzTeam на ценностном уровне установлена культура декомпозирования и эстимирования задач. Такой подход обусловлен нашими стандартами в управлении проектами: стремлением к эффективному сотрудничеству и оказанию сервиса высокого уровня. Чаще всего мы работаем по контракту Time&Material. Данный вид сотрудничества обычно не предусматривает изначальной оценки всех работ. Иногда в первые итерации может отсутствовать даже список задач, которые необходимо реализовать. Несмотря на это, наши менеджеры готовы взять на себя постановку задач и по запросу заказчика составить их предварительную оценку, . Когда список задач составлен, мы декомпозируем и эстимируем каждую задачу проектного плана. В дальнейшем внимательно отслеживаем бюджет и заранее сообщаем заказчику о рисках отклонения от эстимации, предлагаем варианты решения возникшей проблемы. Мы стремимся завершить работы точно в заявленные сроки. Благодаря применению эффективных подходов к управлению проектами и сильному менеджменту отклонение фактически затраченного времени от изначальной эстимации для T&M проектов в нашей компании не превышает 20%.

Для чёткого соблюдения сроков эстимации очень важна ответственность каждого участника проекта. Специалист должен реалистично видеть актуальный статус порученных ему задач и нести ответственность за их успешное и своевременное завершение. Если в процессе работы у сотрудника возникают сложности и появляется риск выйти за рамки заявленной эстимации, он действует по разработанному в компании правилу «Красного флага». Данное правило установлено в JazzTeam на уровне бизнес-процессов и стандартов управления. Каждый сотрудник нашей компании изучает правило «Красного флага» как одну из важных составляющих нашей культуры и всегда чётко следует ему. В том числе, это касается специалистов из подразделений, не связанных непосредственно с разработкой ИТ-продуктов: маркетинга, HR, административного отдела и продаж.

Суть правила «Красного флага»

«Красный флаг» – метафорическое выражение, обозначающее возникновение проблемы, которую необходимо решить во избежание превышения заявленной эстимации. Суть правила заключается в своевременной эскалации на менеджера, отвечающего за прогресс на проекте. Если сотрудник понимает, что не успевает выполнить задачу в заявленную эстимацию, он «бросает красный флаг» — сообщает руководителю о возникших сложностях.

Согласно правилу «Красного флага», о проблеме необходимо сообщить как можно раньше (до наступления дедлайна), чтобы у менеджера было время на необходимые активности: обсуждение ситуации с заказчиком, поиск оптимального решения, перераспределение задач в команде и др. Однако данное правило не подразумевает, что при возникновении проблемы сотрудник сразу же перекладывает ответственность за свою задачу на менеджера. Далее рассмотрим этот вопрос более подробно.

В каких ситуациях применяется «Красный флаг»?

Концепция «Красного флага» в нашей компании применима для любой задачи. Мы заранее обрабатываем даже минимальные риски и не допускаем наступления проблем, негативно отражающихся на проекте. Поэтому для нас очень важна честность и проактивность инженеров в обсуждении статуса задач с менеджером.

Причина для возникновения ситуации, в которой необходимо использовать правило «Красного флага», может крыться не только в недостаточной квалификации сотрудника. Возможно, задача отличается особой сложностью и нетривиальностью или изначально была проэстимирована неверно. В любом случае обратившийся к менеджеру сотрудник никогда не ставится в позицию виновника возникшей ситуации. Наоборот, мы приветствуем осознанность и честность. Вместо того чтобы избегать сложных задач или работать над ними сверхурочно, наши инженеры начинают работу с декомпозиции задач: разбиения на подзадачи длительностью 1-2 часа. Этот процесс позволяет специалистам научиться качественно оценивать задачи и постепенно продвигаться по ним.

В процессе решения задач сотрудники компании JazzTeam вовремя обращаются за помощью к коллегам или руководителю при возникновении сложностей, тем самым удаётся избежать необходимости в переработках из-за невыполненной в течение рабочего дня задачи. Если инженер заранее сигнализирует о проблеме, менеджер становится с ним на одну сторону и разделяет ответственность, помогает преодолеть возникшую сложность.

Какие действия необходимо предпринять до обращения к «Красному флагу»?

Предположим, специалист провёл над задачей 1/10 часть эстимированного времени без результата. Это ещё не повод для срочного оповещения менеджера. В данной ситуации у сотрудника есть альтернативные варианты последующих действий. Если это неопытный специалист, он может обратиться к методичкам компании и проектной документации, самостоятельно изучить дополнительную информацию из доступных источников, попросить помощи у более опытных членов команды. В случае, если над задачей работает инженер уровня Senior или Middle, он всё-таки должен попытаться найти решение: посмотреть на ситуацию с разных сторон, попробовать применить другой подход, посоветоваться с коллегами.

Нет универсальной инструкции, определяющей, когда сотруднику пора обращаться к правилу «Красного флага». Чаще всего, критической точкой является истечение 70% времени от эстимации на задачу без существенного прогресса, но многое зависит от субъективного чутья сотрудника, его опыта, а также контекста ситуации. Например, если задача объёмная, есть смысл эскалировать на менеджера при 50% истраченного времени. Если же задача небольшая и занимает всего 2 часа, необходимо опираться на контекст: в случае, когда результат требуется не срочно, можно в общем порядке обсудить возникший вопрос на ежедневном стендапе команды.

Как правило «Красного флага» улучшает процессы и психологический климат в команде?

Самостоятельная эстимация и ответственность за свои задачи позволяет сотруднику выработать в себе такие качества, как осознанность и реалистичность. Это помогает ему в дальнейшем уверенно добиваться прогресса и спокойно завершать задачи в срок. Умение каждого сотрудника верно оценивать свои задачи положительно влияет на всю команду. Если специалист работает в предлагаемом нашей компанией стиле, грамотно использует декомпозицию и эстимирование, придерживается правила «Красного флага», работа в команде всегда будет идти по плану, без стрессов и конфликтов, необходимости в овертаймах. В случае, если ситуация окажется внештатной и потребует дополнительных ресурсов, заказчик будет предупреждён об этом заранее, что позволит согласовать стратегию реагирования и сохранить с ним хорошие взаимоотношения. Такой подход обеспечивает комфорт и предсказуемость работы для всей команды, позволяет установить здоровый психологический климат и ограждает участников проекта от нервозности.

Выгоды для заказчика

Применение правила «Красного флага» в компании JazzTeam свидетельствует о том, что мы стремимся к установлению доверительных отношений с клиентами и не замалчиваем проблемы. Менеджер проекта открыто обсуждает с заказчиком риски отклонения от эстимации и предлагает варианты реагирования на них. Совместно мы вырабатываем оптимальное решение, которое позволяет выпустить продукт вовремя.

Благодаря использованию правила «Красного флага» в нашей компании невозможны ситуации, когда сотрудник целый день работает над задачей без ощутимого результата. Отводя на исследование по задаче несколько часов в день и постепенно продвигаясь по ней, наши специалисты ежедневно достигают конкретного, демонстрируемого и предсказуемого результата. Мы грамотно распределяем и расходуем ресурсы, тем самым экономим бюджет заказчика.

, , ,

Comments are currently closed.